Xác định các cột dùng để nhận diện dữ liệu trùng
Nếu mọi ô của hai hàng phải giống nhau, hãy so sánh toàn bộ hàng. Nếu chỉ mã khách hàng xác định một bản ghi, hãy so sánh cột đó. Bạn cũng có thể kết hợp nhiều cột, chẳng hạn tên và họ, nếu đó là tiêu chí của công việc.
Tạo bản sao an toàn và xem trước kết quả
- Nhân đôi trang tính hoặc sao chép bảng gốc sang trang tính hay sổ làm việc khác.
- Nếu chưa chắc dữ liệu nào sẽ được coi là trùng, hãy đánh dấu bằng Định dạng có điều kiện hoặc dùng Bộ lọc nâng cao để sao chép các bản ghi duy nhất sang vị trí mới.
- Chọn phạm vi cần xử lý, sau đó chọn Dữ liệu → Xóa bản sao.
- Chỉ chọn các cột xác định dữ liệu trùng, xác nhận kết quả và kiểm tra một vài hàng trước khi tiếp tục.
Excel giữ kết quả trùng đầu tiên và xóa các kết quả sau đó. Nếu cần giữ bản ghi mới nhất hoặc có mức ưu tiên cao nhất, hãy sắp xếp dữ liệu cẩn thận trước khi xóa trùng và kiểm tra kết quả trên bản sao.
Lưu ý các giá trị trông giống nhau nhưng thực ra khác nhau
- Khoảng trắng ở đầu hoặc cuối ô có thể khiến các giá trị văn bản khác nhau.
- Các định dạng ngày khác nhau có thể trông giống nhau nhưng lưu giá trị khác nhau; cùng một ngày cũng có thể hiển thị theo nhiều định dạng.
- Chỉ dùng tên có thể không phải tiêu chí an toàn nếu hai người khác nhau trùng tên.
- Chọn nhầm cột có thể xóa những hàng không trùng theo mục đích của bạn.
Giữ bản sao lưu cho đến khi kiểm tra các hàng còn lại và số lượng đã xóa. Lệnh Hoàn tác của Excel có thể giúp ngay lập tức, nhưng nếu tiếp tục làm việc thì một bản sao riêng sẽ an toàn hơn.
Làm sạch danh sách đã dán mà không sửa bảng tính
Với danh sách đơn giản hoặc các hàng phân tách bằng tab, công cụ xóa dòng trùng của UsefulVerse giữ dòng khớp đầu tiên và giữ nguyên thứ tự. Bạn có thể xóa khoảng trắng ở hai đầu, bỏ qua chữ hoa chữ thường hoặc xóa dòng trống. Công cụ so sánh cả dòng, vì vậy hãy dùng Excel nếu tiêu chí trùng chỉ gồm một số cột đã chọn. Kiểm tra kết quả trước khi dán lại.