重複を判定する列を決める
2行のすべてのセルが一致する場合だけ重複とするなら、行全体を比較します。顧客IDだけで記録を特定できる場合は、その列を比較します。目的に応じて、名と姓の組み合わせなど複数列を使うこともできます。
安全なコピーを作り、結果を確認する
- ワークシートを複製するか、元の表を別のシートまたはブックにコピーします。
- どの値が一致するか不明な場合は、条件付き書式で重複を強調表示するか、詳細設定フィルターで一意のデータを別の場所にコピーします。
- 対象の範囲を選択し、「データ」→「重複の削除」を選びます。
- 重複の条件となる列だけを選び、実行を確定したら、続行する前に複数の行を確認します。
Excelは最初の一致を残し、それ以降の一致を削除します。最新または優先度の高いデータを残す必要がある場合は、重複を削除する前に意図どおりに並べ替え、コピー上で結果を確認してください。
同じように見えても異なる値に注意する
- セルの先頭や末尾のスペースによって、テキストが異なる値として扱われることがあります。
- 異なる日付形式でも同じように表示されながら、保存される値は異なることがあります。同じ日付が異なる形式で表示される場合もあります。
- 別人が同じ名前を持つ場合、名前だけでは安全な判定条件にならないことがあります。
- 列の選択を誤ると、目的上は重複でない行まで削除するおそれがあります。
残った行と削除件数を確認するまでバックアップを保管してください。直後ならExcelの「元に戻す」も使えますが、その後も作業を続ける場合は別のコピーを残す方が安全です。
表計算ファイルを変更せず、貼り付けたリストを整理する
単純なリストやタブ区切りの行なら、UsefulVerse の重複行削除ツールで最初の一致を残し、順序を維持できます。行の前後の空白を削除したり、大文字と小文字を区別しない設定にしたり、空行を除いたりできます。行全体を比較するため、特定の列だけを重複条件にする場合はExcelを使ってください。貼り戻す前に出力を確認しましょう。