तय करें कि किन कॉलम से डुप्लिकेट पहचाना जाएगा
अगर दो पंक्तियों के हर सेल का मेल ज़रूरी है, तो पूरी पंक्ति की तुलना करें। अगर ग्राहक ID से ही रिकॉर्ड पहचाना जाता है, तो उसी कॉलम की तुलना करें। ज़रूरत के अनुसार नाम और उपनाम जैसे कॉलम का संयोजन भी इस्तेमाल कर सकते हैं।
सुरक्षित कॉपी बनाएँ और नतीजा पहले देखें
- वर्कशीट की कॉपी बनाएँ या मूल तालिका को दूसरी शीट या वर्कबुक में कॉपी करें।
- अगर मेल के बारे में पक्का नहीं हैं, तो सशर्त फ़ॉर्मेटिंग से डुप्लिकेट हाइलाइट करें या एडवांस्ड फ़िल्टर से अलग रिकॉर्ड नई जगह कॉपी करें।
- मनचाही रेंज चुनें, फिर डेटा → डुप्लिकेट हटाएँ चुनें।
- सिर्फ़ डुप्लिकेट तय करने वाले कॉलम चुनें, नतीजे की पुष्टि करें और आगे बढ़ने से पहले कई पंक्तियाँ देखें।
Excel पहला मेल रखता है और बाद के मेल हटा देता है। अगर आपको सबसे नया या अधिक प्राथमिकता वाला रिकॉर्ड रखना है, तो डुप्लिकेट हटाने से पहले डेटा सोच-समझकर क्रम में लगाएँ और कॉपी में नतीजा जाँचें।
एक जैसे दिखने वाले लेकिन अलग मानों पर ध्यान दें
- सेल के शुरू या अंत में स्पेस होने से टेक्स्ट अलग मान माना जा सकता है।
- तारीख के अलग फ़ॉर्मैट देखने में समान लग सकते हैं लेकिन उनके संग्रहीत मान अलग हो सकते हैं। एक ही तारीख अलग फ़ॉर्मैट में भी दिख सकती है।
- अगर दो लोगों का नाम एक जैसा हो, तो सिर्फ़ नाम सुरक्षित पहचान नहीं है।
- गलत कॉलम चुनने पर ऐसी पंक्तियाँ भी हट सकती हैं जो आपके उद्देश्य के अनुसार डुप्लिकेट नहीं हैं।
रखी गई पंक्तियाँ और हटाई गई पंक्तियों की संख्या जाँचने तक बैकअप रखें। Excel का पूर्ववत विकल्प तुरंत मदद कर सकता है, लेकिन आगे काम जारी रखना हो तो अलग कॉपी अधिक सुरक्षित है।
स्प्रेडशीट बदले बिना पेस्ट की गई सूची साफ़ करें
साधारण सूची या टैब से अलग पंक्तियों के लिए UsefulVerse का डुप्लिकेट-लाइन रिमूवर पहला मेल रखता है और क्रम बनाए रखता है। आप किनारे के स्पेस हटाने, बड़े-छोटे अक्षरों का अंतर अनदेखा करने या खाली पंक्तियाँ हटाने का विकल्प चुन सकते हैं। यह पूरी पंक्ति की तुलना करता है; सिर्फ़ चुने हुए कॉलम डुप्लिकेट तय करें तो Excel इस्तेमाल करें। वापस पेस्ट करने से पहले नतीजा जाँचें।