কোন কলাম ডুপ্লিকেট নির্ধারণ করবে তা ঠিক করুন
দুটি সারির প্রতিটি সেল মিলতে হলে পুরো সারি তুলনা করুন। গ্রাহক আইডি দিয়েই রেকর্ড চেনা গেলে সেই কলাম তুলনা করুন। কাজের নিয়ম অনুযায়ী নাম ও পদবি—এমন একাধিক কলাম মিলিয়েও দেখতে পারেন।
নিরাপদ কপি তৈরি করে ফলাফল দেখুন
- ওয়ার্কশিটের কপি করুন অথবা মূল টেবিল অন্য শিট বা ওয়ার্কবুকে কপি করুন।
- কোনগুলো মিলবে নিশ্চিত না হলে Conditional Formatting দিয়ে ডুপ্লিকেট হাইলাইট করুন অথবা Advanced Filter দিয়ে আলাদা রেকর্ড নতুন স্থানে কপি করুন।
- প্রয়োজনীয় রেঞ্জ নির্বাচন করে Data → Remove Duplicates বেছে নিন।
- ডুপ্লিকেট নির্ধারণকারী কলামগুলোই শুধু নির্বাচন করুন, ফল নিশ্চিত করুন এবং এগোনোর আগে কয়েকটি সারি দেখুন।
Excel প্রথম মিলটি রাখে এবং পরেরগুলো সরায়। এর বদলে সর্বশেষ বা বেশি অগ্রাধিকারের রেকর্ড রাখতে চাইলে, ডুপ্লিকেট সরানোর আগে ডেটা সঠিকভাবে সাজান এবং কপিতে ফল যাচাই করুন।
একই রকম দেখালেও আলাদা মানের দিকে খেয়াল রাখুন
- সেলের শুরু বা শেষে স্পেস থাকলে টেক্সটের মান আলাদা হতে পারে।
- ভিন্ন তারিখের ফরম্যাট দেখতে একই রকম হলেও সংরক্ষিত মান আলাদা হতে পারে; আবার একই তারিখ ভিন্ন ফরম্যাটেও দেখা যেতে পারে।
- দুইজনের নাম একই হলে শুধু নাম দিয়ে নিরাপদে রেকর্ড চেনা নাও যেতে পারে।
- ভুল কলাম বাছলে আপনার উদ্দেশ্য অনুযায়ী ডুপ্লিকেট নয় এমন সারিও মুছে যেতে পারে।
রাখা সারি এবং সরানোর সংখ্যা যাচাই না করা পর্যন্ত ব্যাকআপ রাখুন। Excel-এর Undo সঙ্গে সঙ্গে সাহায্য করতে পারে, তবে পরে কাজ চালিয়ে গেলে আলাদা কপি বেশি নিরাপদ।
স্প্রেডশিট না বদলে পেস্ট করা তালিকা পরিষ্কার করুন
সাধারণ তালিকা বা ট্যাব-দিয়ে-বিভক্ত সারির ক্ষেত্রে UsefulVerse-এর ডুপ্লিকেট লাইন সরানোর টুল প্রথম মিলটি রেখে ক্রম বজায় রাখে। দুই পাশের স্পেস ছাঁটা, বড়-ছোট অক্ষর উপেক্ষা বা খালি লাইন সরানো যায়। এটি পুরো লাইন তুলনা করে; শুধু নির্বাচিত কলাম দিয়ে ডুপ্লিকেট ধরতে Excel ব্যবহার করুন। ফিরিয়ে পেস্ট করার আগে ফল দেখুন।